Lokaler og faciliteter

Folkeoplysende foreninger kan søge om faste ugentlige tider i de kommunale gymnastiksale. Fordelingen er for et år ad gangen, hvilket er anderledes fra booking af idrætsfaciliteter, som løber i toårige perioder.

Fordelingen af tider i skolegymnastiksale gælder fra sommer til sommer og foretages efter en politisk behandling.

Ansøgning om sæsonbooking af skolegymnastiksale foregår via Herlev Idrætscenters bookingsystem. Du skal være logget ind for at ansøge om tider i de forskellige sale. Når du er logget ind, klikkes der videre til ”Skolebooking”. Herefter kan du se de tider du kan søge i de forskellige sale. 

For at kvalificere den administrative og politiske behandling af ansøgningerne, er det vigtigt, at det angives hvilken målgruppe (børn, unge, voksne, ældre osv.), der søges tid til.

Dette gør man ved at vælge den relevante kategori under "aktivitetstype".

Det betyder således også, at man ikke nødvendigvis kan ansøge f.eks. om tiden kl. 15-22, men derimod f.eks. skal søge om tiden kl. 15-17 til "børn", kl. 17-19 til "unge" og kl. 19-21 til "voksne".

Det er væsentligt, at der søges så specifikt som muligt.

Hvis I ikke allerede er oprettet som bruger i systemet, skal I kontakte Tine Baadesby. Send en mail til Tine eller ring tlf. 44 52 55 23. Vær opmærksom på, at der kan gå et par dage, før oprettelsen er gennemført.

Sådan søger du om sæsontider i skolegymnastiksalene: 

• Log ind på https://herlev.halbooking.dk/newlook/default.asp?f=skiftprefix&pid=01 
• Klik på 'til skolebooking' i top menuen
• Hvis ikke du kommer direkte ind på din forside, så klik på dit brugernavn i topmenuen og derefter på 'din forside' 
• Klik på den blå boks med 'Ansøgning', skolegymnastiksale 2023/2024 
• Vælg derefter på den skole du vil søge tider på
• Vælg uge dag og klik på det ønskede start tidspunkt på lokalet for at udfylde ansøgningen 
• Klik 'Ja tak, start ansøgning' 
  • Udfyld længden af jeres sæson (den maksimale sæson er bestemt). Har I en kortere sæson rettes datoerne til. 
  • Tjek ugedag og tidspunkt
  • I Bemærkninger udfyldes målgruppe (børn, unge ældre, voksne, seniorer - gerne med aldersangivelse). Evt. andre bemærkninger til ansøgningen kan udfyldes her. 
  • Der udfyldes én ansøgning pr. hold I søger tider til
• Afslut med 'ok -Godkend ansøgning'
• Du får et billede frem på skærmen hvor der står at din ansøgning er oprettet. Du kan rettet i ansøgningen, hvis du har brug for det. 
• Du kan se alle ansøgte sæsontider under din profil - gå til brugernavn i topmenuen - vælg ansøgning om sæsontider
• Du modtager ikke en kvittering på mail
• Ansøgningsfrist 1. marts 2023
• Når ansøgningen er færdigbehandlet og godkendt politisk i slutningen af maj 2023, modtager du besked om dine bookinger for den kommende sæson 
   

Kontakt også Tine Baadesby ved tekniske spørgsmål til ansøgningen på Tine.Leschly.Baadesby@herlev.dk eller 44 52 55 23. Spørgsmål om fordeling af salene skal ske til Simon Esrup på Simon.Esrup@herlev.dk eller 44 55 58 24.

Læs guide til bookingsystemet 

Så er det tid til at søge om fordeling af idrætsfaciliteter for sæsonen 2022-2024. Ansøgninger om sæsonbooking af idrætsfaciliteter foregår via Herlev Idrætscenters bookingsystem.

Der søges om tid i sæsonerne 2022-2024

Ansøgninger om sæsonbooking af idrætsfaciliteter skal foregå via Herlev Idrætscenters bookingsystem. Log-in til bookingsystemet er ligesom ved normal booking.

På herlev.halbooking.dk fremgår det, at der søges om tid i perioden 8. august 2022 til 31. maj 2024.

Når fordelingen er vedtaget overføres den også til sæson 2023-24 – det er således for den 2-årige periode 2022-24, der ansøges om tider.

Ansøgningen 2022 åbner snarest - datoer for åbning af bookinger samt ansøgningsfrist meldes ud så snart det er på plads. Efter ansøgningsfristen afholdes der fordelingsmøder på de enkelte typer af faciliteter.

Hvorfor skal der ansøges direkte i bookingsystemet

Ansøgning og fordeling af tid i selve bookingsystemet skal sikre en fleksibel og dynamisk fordeling af tiden i idrætsfaciliteterne til gavn for alle foreninger og aftenskoler. Herudover er risikoen for manuelle fejl i den administrative håndtering af ansøgningerne langt mindre med denne procedure.

Hvad er vigtigt i ansøgningsproceduren

For at kvalificere den administrative og politiske behandling af ansøgningerne samt drøftelserne på fordelingsmøderne, er det vigtigt at det angives hvilket hold eller målgruppe (børn, unge, voksne, ældre osv.) der søges tid til. Dette gør man ved at vælge den relevante kategori under "aktivitetstype". Det betyder således også, at man ikke skal ansøge om tiden kl. 15-22, men derimod fx om tiden kl. 15-17 til "børn" eller kl. 17-19 til U17. Der skal altså søges om tid til hver enkelt hold eller gruppe.

Desuden er det væsentligt, at der søges så specifikt som muligt. I svømmehallerne og badmintonhal skal de enkelte baner vælges, når der ansøges om tid.

Under "Evt. bemærkninger" vil vi bede jer oplyse antal udøvere der ansøges om tid til i det specifikke tidsrum. Desuden bedes I her også skrive det, hvis I kun søger en del af sæsonen, fx vinterperioden 1. november til 1. april.

Hvordan kan jeg få vejledning og støtte til ansøgningen

Der er mulighed for at kontakte Herlev Idrætscenters administration (tlf. 44 52 58 20), hvis man har tekniske spørgsmål til ansøgningen eller hvis man opdager noget, der kunne være en fejl i systemets opsætning.

Simon Esrup kan kontaktes vedrørende principielle spørgsmål på simon.esrup@herlev.dk eller på telefon 44 52 58 24.

Gå direkte til bookingsystemet her.

Se guide til bookingsystemet her. 

Hvert andet år, i ulige år, kan foreninger hjemmehørende i Herlev Kommune søge om faste ugentlige tider i Hjortespring Foreningshus.

Fordeling af faste sæson tider - kriterier for fordeling

Hvert andet år, kan der søges om faste ugentlige tider for de to efterfølgende sæsoner. Næste gang der søges om faste tider i Hjortespring Foreningshus, er for sæson 2024-2026. 
Der kan søges om faste ugentlige tider i hverdagene fra kl. 8-17 samt 2 aftener om ugen. De resterende aften- og weekendtimer bruges til ad hoc bookinger. Senior- og pensionistforeninger har førsteret til brugen af huset i formiddagstimerne i hverdagene. Én formiddag om ugen kan holdes fra til ad hoc bookinger, såfremt der ikke er efterspørgsel på faste ugentlige tider. Mødelokalet indgår ikke i sæsonfordelingen, men der kan dog fortsat søges om en række bookinger/faste ugentlige tider i mødelokalet. 

Faste sæsontider fordeles i samarbejde mellem forvaltningen og Foreningshusets brugerråd.  

Bookinger af ikke faste ugentlige tider, f.eks. bookinger der finder sted hvert halve år, hvert kvartals- eller bookinger der finder sted én gang om måneden, kan først ske når de faste ugentlige tider er sæsonfordelt.

Forretningsorden for Hjortespring Foreningshus

Ansøgning af faste ugentlige tider for sæson 2021-2023 – sådan gør I

• I skal angive både en 1. prioritet og en 2. prioritet - dvs. for alle ansøgte aktiviteter skal der søges både en tid som første og en tid som anden prioritet
• Ansøgningen sendes til: kulturogfritid@herlev.dk med emnet ”Ansøgning af faste tider i Hjortespring Foreningshus sæson 2021-2023”

Ansøgningen/mailen skal indeholde følgende oplysninger - husk at angive både en 1. og 2. prioritet for alle søgte aktiviteter:

• Lokale:
• Kontaktinfo: Forening, navn, adresse og mobilnummer
• Aktivitet: Hvad skal I bruge lokalet til?
• Målgruppe: børn, unge, voksne, seniorer etc.
• Fast ugedag for aktivitet: F.eks. mandag
• Periode: Angiv start og slutdato for aktiviteten
• Antal deltagere: Angiv forventet deltager antal 
• Tidspunkter for aktiviteten: F.eks. kl. 9-12
• Er I godkendt som folkeoplysende forening? Medsend godkendelsesbrev 
• Angiv her (hvilket lokale ) hvis I har haft tid i andet kommunalt lokale i den foregående sæson:  

Læs om faciliteterne i Foreningshuset i Facilitetsoversigten

Hvis I har spørgsmål til ansøgningen eller til brugen af huset generelt, kan I kontakte: kulturogfritid@herlev.dk.

Hvis I som forening i Herlev Kommune skal bruge et lokale, en sal eller hal til et enkeltstående arrangement, er det muligt søge om lån af lokale til dette - også kaldet et 'ad hoc udlån'.

Hermed er der tale om, at I som forening søger om lån af lokale/sal/hal, der ikke indgår som en del af den årlige sæsonfordeling. I har som forening mulighed for at søge om 'ad hoc udlån', hvad enten foreningen har fået tildelt faste, ugentlige tider eller ej.

Et ad hoc udlån er at forstå som et rum, der stilles til rådighed for foreningen af Herlev Kommune. Bemærk samtidig, at der hverken udlånes eller udlejes til privatpersoner eller til tredjepart.

Der er mulighed for - som forening på kultur-, idræts- og fritidsområdet - at søge om ad hoc udlån på følgende faciliteter

• Skolegymnastiksale
• Idrætsfaciliteter
• Hjortespring Foreningshus
• Herlev Skole
• Herlev Medborgerhus

Ad hoc udlån af skolegymnastiksale

Ønsker I som forening at søge om ad hoc udlån af skolegymnastiksale, skal I søge om tider via herlev.halbooking (skolelokaler). For spørgsmål, kan I kontakte den enkelte institution direkte.

Vejledning - skolebooking - sådan sender du en bookingforespørgsel (for folkeoplysende foreninger)

• Herlev Byskole, Afd. Elverhøjens - tlf. 44 52 56 06, herlevbyskole@herlev.dk
• Herlev Byskole, Afd. Engskolen - tlf. 44 52 56 26, herlevbyskole@herlev.dk
• Kildegårdskolen, Afd. Øst - tlf. 44 52 56 00, kildegaardskolen@herlev.dk
• Kildegårdskolen, Afd. Vest - tlf. 44 52 55 50, kildegaardskolen@herlev.dk
• Lindehøjskolen - tlf. 44 52 55 55, lindehoejskolen@herlev.dk

Ad hoc udlån af idrætsfaciliteter

Vil I foretage et ad hoc udlån (booking) af en idrætsfacilitet, foretages det som en 'straksbooking' og gøres på herlev.halbooking.dk eller ved at sende en mail til idraet@herlev.dk.

I modtager løbende svar på jeres ansøgning.

Har I et ønske om at afholde et særligt - muligvis større - arrangement i en af Herlev Kommunes idrætsfaciliteter, kan I søge om dette. Dog er det vigtigt, at dette gøres i så god tid som muligt.

Ad hoc udlån af Hjortespring Foreningshus

Ønsker I som forening at søge om et ad hoc udlån af et lokale i Hjortespring Foreningshus, kan I sende en bookingforespørgsel direkte via herlev.halbooking.dk (kræver login). Det kan kun gøres 3 måneder før ønsket booking dato. Vær opmærksom på, at bookingen først er godkendt, når I har modtaget en booking bekræftelse inkl. adgangskode. Der kan gå et par dage før bookingen er godkendt.  

Vejledning - Booking Foreningshus - sådan sender du en bookingforespørgsel

For spørgsmål, kan du kontakte Kultur og Fritid ved at sende en mail til kulturogfritid@herlev.dk.

Ad hoc udlån af Herlev Skole (Herlev Gl. Skole)

Ønsker I som forening at søge om et ad hoc udlån af Mødesalen på Herlev Skole (tidl. Herlev Gl. Skole), kan I selv sende en booking forespørgsel til Kultur og Fritid. Vær opmærksom på, at bookingen først er godkendt, når I har modtaget en booking bekræftelse inkl. adgangskode. Der kan gå et par dage før bookingen er godkendt.  

Du kan også kontakte Kultur og Fritid ved at sende en mail til kulturogfritid@herlev.dk. Mødesalen på Herlev Skole, Herlev Bygade 92B, kan bookes ca. et år frem i tiden.

Ad hoc udlån af Herlev Medborgerhus

Ønsker I som forening at søge om et ad hoc udlån af et lokale i Herlev Medborgerhus, skal I tage direkte kontakt til Herlev Medborgerhus - på mail medborgerhuset@herlev.dk eller på tlf. tlf. 44 52 58 00.

Læs mere på Herlev Medborgerhus' hjemmeside.

Få overblik over de lokaler, sale og haller, som Herlev Kommune stiller til rådighed for folkeoplysende foreninger.

Der findes en række lokaler, sale og haller, som folkeoplysende foreninger på kultur-, idræts- og fritidsområdet i Herlev kan ansøge om at benytte. Disse lokaler stilles til rådighed af Herlev Kommune.

For de lokaler, sale og haller, som findes på Herlevs folkeskoler og idrætsfaciliteter såvel som på faciliteter, Herlev Kommune råder over/har adgang til (Herlev Skole, Hjulmandens hus, Herlev Gymnasium, Hjortespring Foreningshus), er der lavet en oversigt med billeder og de vigtigste informationer om faciliteten.

Facilitetsoversigten uddybes løbende med flere detaljer, så den bliver så retvisende og anvendelig som muligt - så man som forening får et godt indtryk af samt kender til retningslinjerne for brug af faciliteten.

Overblik over lokaler på vores faciliteter

Lovgivningen er ganske klar: Offentlige lokaler, der stilles til rådighed til foreninger til folkeoplysende aktivitet, må ikke benyttes i privat sammenhæng.

Det er vigtigt, at foreninger kender til, forstår og overholder de gældende vilkår for brug af ’klublokaler’ eller andre kommunalt ejede lokaler, der stilles til rådighed for foreninger i forbindelse med deres folkeoplysende virksomhed. Disse vilkår gælder, når en forening på mere eller mindre permanent basis benytter lokaler, som ejes af Herlev Kommune. Lokaler, som netop har til formål at blive benyttet til foreningsaktiviteter.

Af flere årsager må disse lokaler ikke benyttes til privat brug. Disse årsager er bl.a. af forsikringsmæssig og konkurrencemæssig karakter samt omhandler kommunens pligt til og ønske om at tilgodese så mange foreninger som muligt i deres ønske om folkeoplysende aktiviteter.

Lokaler må således ikke benyttes til privatfester og andre private markeringer af nogen art eller til møder og lign., som ligger uden for foreningsregi. Disse har ikke folkeoplysende karakter og må ikke afholdes i Kommunale lokaler. 

Gældende vilkår for brug af lokaler ejet af Herlev Kommune

• Lokalet kan alene anvendes til foreningens (folkeoplysende) aktiviteter
• Ved brug af lokalet er det en forudsætning, at alle deltagere er enten medlem af foreningen og betaler kontingent hertil eller deltager med det primære formål at øge sit kendskab til foreningen og/eller foreningens (folkeoplysende) aktiviteter
• Hvis foreningen ikke udnytter lokalet, ikke behandler det ordentligt eller på anden måde misbruger lokaletildelingen, kan foreningen fratages lokalet, og der kan evt. opkræves leje for den ikke-tilladte benyttelse af lokalet
• Lokalet må under ingen omstændigheder udlånes/udlejes af foreningen til tredjepart uden kommunens samtykke, eller anvendes til privat/kommerciel virksomhed

Inden et arrangement skal der foreligge en godkendt pladsfordelings- eller belægningsplan (ved midlertidige overnatning i lokaler større end 75 m2). Planen sikrer, at forholdene lever op til de gældende, lovbestemte sikkerhedsforanstaltninger. Planerne er udformet som tegninger, der visuelt giver overblik over lokalets/områdets forhold.

Dette gøres for at sikre, at alle forholdene er overholdt og lever op til de gældende sikkerhedsforanstaltninger, så man ved, hvordan fx bygningen eller lokalet forlades, når en hurtig evakuering er påkrævet. Hvis der skulle opstå brand, vil brandvæsnet bruge planerne til at orientere sig på stedet.

En pladsfordelingsplan og belægningsplan er påkrævet, og den skal hænge synligt, fx ved i forvejen ophængte planer, inden arrangementsstart, dvs. allerede ved opstilling i forbindelse med arrangementet. Pladsfordelingsplanen skal altid stemme overens med den anvendte opstilling.

Hvornår er der nødvendigt for jer?

Planerne er i flere tilfælde påkrævet af lovgivningen i forbindelse med et arrangement, eksempelvis når:

• Et forsamlingslokale, fx en sportshal/-lokale, der er godkendt til mere end 150 personer, benyttes
• Der overnattes i lokaler større end 75 m2
• Et telt eller selskabshus, der godkendt til mere end 150 personer, benyttes

• At planen skal med tydelig angivelse/stor skrift angive det maksimale antal personer, lokalet er godkendt til
• At der på intet sted er mere end 25 meter i ganglinje til nærmeste udgang
• At flugtvejsarealer skal have en bredde på mindst 1,3 meter og i øvrigt svarende til mindst 1 cm for hver person, der skal passere det pågældende gangareal for at komme til udgangen
• At afstanden mellem bordrækker skal være 2 meter fra bordkant til bordkant
• At der fra en given plads ved et bord maksimalt må være 12 stolepladser hen til gangarealet. Det betyder, at såfremt der er gangarealer ved begge ender af borde

Se vejledning til udarbejdelse af pladsfordelings- og belægningsplaner (Bygningsreglementet - åbner i nyt vindue)

Der kan blive opkrævet et gebyr af Herlev Kommunes Byggesagsmyndighed for godkendelse af planerne.  

Hvis I har spørgsmål

I har som forening selv ansvaret for at undersøge, om jeres arrangement kræver en pladsfordelingsplan eller en belægningsplan. Og I har selv ansvaret for både at udarbejde disse samt opnå godkendelse fra Herlev Kommunes Byggesagsmyndighed, center for Teknik og Miljø.

I kan som arrangerende forening blive tildelt en bøde, hvis det konstateres, at reglerne ikke er overholdt.

Vær opmærksomme på, at Herlev Kommunes Byggesagsmyndighed har en sagsbehandlingstid på 12-14 uger. Har I spørgsmål, kan I kontakte byggesagsmyndigheden på byg@herlev.dk eller 44 52 64 00.

For arrangementer, der afholdes i Herlev Hallerne og Skinderskovhallen, kan Herlev Idrætscenter være behjælpelige med at vejlede jer – men det vil i sidste ende fortsat være jer som arrangementsafholder, der selv skal sørge for disse pladsfordelings-/belægningsregler er overholdt samt udarbejdet.

Tekniske spørgsmål vedr. Herlev Hallerne og Skinderskovhallen kan rettes til Tom Hansen på mail tom.hansen@herlev.dk eller til Katja Roth på katja.roth@herlev.dk.

Se ferieplan for foreningsbrug sæson 2022/2023 og 2023/2024 i Herlev Idrætscenter.