Herlev Festuge: Information og tilmelding - for festugeaktører
Det er nu muligt at tilmelde sig Herlev Festuge 2023. Vi glæder os til at modtage jeres tilmelding. Tilmeldingsfristen for at tilmelde aktiviteter til Herlev Festuge 2023 er den 1. april.
Aktiviteterne skal som udgangspunkt være gratis - for arrangementer kan der dog tages entre.
Herlev Festuge er en lokal begivenhed, der finder sted hvert år i uge 35. I 2023 er det fra den 27. august - 3. september . I hverdagene er der sjove, spændende og anderledes aktiviteter rundt i hele Herlev, og i weekenden fredag og lørdag samles mange aktiviteter i bymidten med markedsstemning fra foreningsboderne, musik og underholdning fra scenerne og lækker mad.
Gå til www.herlevfestuge.dk
Praktisk information og rammer for deltagelse på Herlev Festuge
For alle aktiviteter der tilmeldes Herlev Festuge, gælder følgende: Organisationen bag Herlev Festuge koordinerer aktiviteterne der afvikles i det afspærrede område på Herlev Bygade (fra T-krydset v. Herlev Bygade til T-krydset v. Herlevgårdsvej samt pladsen foran Herlev Kirke, området rundt om Herlev Bibliotek og i Byparken bag ved Hjulmandens Hus). Herlev by Night afvikles af Herlev Handelsstandsforening fredag aften i uge 35 i og omkring Herlev Bymidte Butikscenter og på Springvandstorvet. Aktiviteterne planlagt af Handelsstandsforeningen indgår i festugeprogrammet, som en del af Herlev Festuge. Foreninger og andre aktørers deltagelse i festugen er selvfinansieret.
Råden over vej
Herlev Festuge søger ’Råden over vejareal’ for det afspærrede område på Herlev Bygade (fra T-krydset v. Herlev Bygade til T-krydset v. Herlevgårdsvej samt pladsen foran Herlev Kirke, området rundt om Herlev Bibliotek og i Byparken). Aktiviteter tilmeldt i dette område fordeles af festugesekretariatet. OBS: Hvis I skal benytte andet offentligt vejareal til jeres aktivitet, skal I selv søge Herlev Kommunes Trafikmyndighed om brug af dette. Læs mere information på https://herlev.dk/borger/trafik-og-veje/tilladelser.
PR og kommunikation af festugen
Herlev Festuge står for en samlet kommunikationsindsats af alle Herlev Festuges aktiviteter – særligt fokus er på det samlede festugeprogram. Herlev Festuge laver ikke PR for enkeltstående arrangementer og aktiviteter. Herlev Festuge tilføjer gerne Facebookbegivenheder til vores Facebook kalender - I skal blot selv oprette begivenhederne, og give os besked om dette (eller sætte os på som co-host når I opretter begivenhederne).
For aktiviteter på Herlev Bygade fredag og lørdag i uge 35 gælder følgende: Herlev Festuge råder over et antal træboder, telte og scener, som alle aktører kan ansøge om at benytte. Herlev Festuge fordeler de ansøgte aktører i træboder, telte og på scener. Der kan ansøges om brug af telte, scener og boder fredag og lørdag i uge 35. Det er også muligt for jer selv at medbringe telte, pavilloner, vogne og lign. – det skal blot angives med mål i tilmeldingsskemaet. Herlev Festuge kan ikke bidrage økonomisk til leje af telte o. lign. I selv medbringer. Uanset om I ansøger om at benytte festugens scener, boder og træboder, eller om I vælger selv at medbringe telte, pavilloner, vogne etc., skal dette angives i tilmeldingsskemaet.
Parkering og aflæsning
Kørsel og aflæsning på det afspærrede område er tilladt i begrænset omfang. I kan midlertidigt køre ind på det afspærrede område for at læsse af/på. Parkering på området er ikke muligt. Der gøres opmærksom på, at organisationen bag Herlev Festuge ikke kan hjælpe med at anvise parkering under Herlev Festuge. Der henvises til Herlev Bymidte eller parkering v. Herlev Rådhus. Parkering af køletrailere Ønsker I at medbringe køletrailer skal dette angives i tilmeldingsskemaet. Køletraileren skal parkeres på det anviste område på kortet (v. Biblioteket) - og kan ikke blot placeres ved siden af de respektive boder og telte.
Strøm
Det er kun muligt at bruge strøm til de apparater I melder ind i tilmeldingsskemaet. Specielle stik mv. skal også anføres i tilmeldingsskemaet. Det er ikke muligt at låne forlængerledninger af Herlev Festuge, husk derfor tromler og forlængerledninger til udendørs brug. OBS: Der kan være langt fra strømforsyningen til boderne, så husk en lang tromle – gerne 25-40 m. Da strøm er en mangelvare i festugeområdet, er det ikke tilladt at medbringe flere elektriske apparater end allerede aftalt med festugen. Af sikkerhedsmæssige årsager er det et påbud fra politiet, at alle ledninger og kabler, der ligger på jorden, skal fastgøres grundigt med solid gaffatape eller tildækkes med måtter eller kabelkasser. Det er aktørernes ansvar at sikre dette.
Træboder
Herlev Festuge råder over 12 træboder i målene 1,5 x 2,5 m, som alle aktører kan søge om at låne. Festugesekretariatet fordeler træboderne ud fra følgende principper:
- Folkeoplysende foreninger
- Herlev Kommune
- Andre aktører
- Bedste udnyttelse - dvs. boden skal benyttes begge dage i hele åbningstiden. Hvis I kun skal benytte boden den ene dag, kan I muligvis dele med en anden forening.
Store telte – til musik og aktiviteter
Herlev Festuge råder over et-to store telte. Alle aktører kan søge om at lave aktiviteter i teltene i et begrænset tidsrum. Aktiviteterne koordineres af festugesekretariatet.
Scener
Herlev Festuge råder over en stor scene samt et antal mindre scener, som alle aktører kan søge om at benytte.
- Store scene (ca. 6x10m) – lyd og lydudstyr stilles til rådighed af Herlev Festuge
- Scene i Byparkteltet (ca. 6x10m) – lyd og lydudstyr stilles til rådighed af Herlev Festuge
- Danse/opvisningsscene ca. (6x7m) – Herlev Festuge stiller selvbetjent højttaler til rådighed til afspilning af lyd
- Det åbne byrum’ Derudover kan enkelte aktører benytte Herlev Bibliotek og Hjulmanden Hus.
Herlev Festuge stiller ikke drikkevarer eller lign. til rådighed for de optrædende aktører.
Opsætning af egne vogne, telte og boder
Opsætning af egne vogne, telte og boder kan ske fra torsdag kl. 16. Egne telte, boder og vogne skal være fjernet igen senest søndag kl. 17. Vær særligt opmærksom på, at barduner og lign fra telte ikke må stå frit, så gæster kan falde over dem. De skal sættes så tæt på teltet som muligt, eller spærres af med orange afspærringstoppe, som findes ved Herlev Bibliotek.
Adgang til festugens telte og boder
Har du fået tildelt enten telt eller træbod af festugen, kan du tidligst begynde opsætning i dette torsdag fra kl. 16. Festugens crew vil dog tidligst være på pladsen fra fredag kl. 10 til at svare på spørgsmål. Boder og telte skal være tømt når de forlades og affald skal smides i affaldscontaineren ved Biblioteket.
Alkoholbevillinger
Vi gør opmærksom på, at det er hver enkelt forening/aktørs ansvar at overholde gældende regler i forhold til myndigheder. I den forbindelse kan vi oplyse, at eventuelle alkoholbevillinger/lejlighedserklæringer søges hos Københavns Vestegns Politi, Tilladelses- og bevillingskontoret (se www.politi.dk). Der må kun søges alkoholbevilling til kl. 24.
Affald
Affald fra f.eks. madboder smides i affaldscontaineren bag ved Biblioteket.
Fødevaresikkerhed
Vi gør opmærksom på, at det er hver enkelt forening/aktørs ansvar at overholde gældende regler i forhold til myndigheder. Regler for fødevarer findes på www.foedevarestyrelsen.dk
Lotterier
Tilladelse skal evt. søges hos ”Spillemyndigheden”, se mere her: https://spillemyndigheden.dk/lotterier.
Forsikring
Forsikring af eget medbragt udstyr og materiel er hver enkelt forening/aktørs eget ansvar.
Festuge program og kommunikation af jeres festugeaktiviteter
Programmet for Herlev Festuge udarbjedes af festugens kommunikationsgruppe og udkommer den 1. august 2023.
Mere information følger her på siden.
PR og kommunikation af festugeaktiviteterne - gør festugen synlig: Brug de sociale medier
Herlev Festuge står for en samlet kommunikationsindsats af alle Herlev Festuges aktiviteter – særligt fokus er på det samlede festugeprogram.
Herlev Festuge tilføjer gerne Facebookbegivenheder til vores Facebook kalender - I skal blot selv oprette begivenhederne, og sætte Herlevfestuge som ”medorganisator”, når I opretter begivenhederne.
Husk også at gøre brug af #Herlevfestuge, når I omtaler os på dine sociale medier - så kan vi nemlig lettere dele alle jeres fine opslag fra festivalplads, boder, scener og øvrige arrangementer og aktiviteter! Gør også gerne opmærksom på jeres aktiviteter i perioden op til festugen på de sociale medier.
Madboder - vil du sælge mad og drikke på festugen?
Deltagerbetaling for kommercielle aktører
Deltagerprisen er 1.000 kr. for kommercielle aktører/aktører med kommercielt formål samt for foreninger med en omsætning på kr. 10.000 kr. eller derover ved salg af mad og drikke på festugen.
Leje af teltpakke i forbindelse med salg af mad og drikke ved Herlev Festuge
Herlev Kommune tilbyder kommercielle aktører leje af en ‘Teltpakke’ der består af et telt på 3x3 m, 2 borde og et lille køleskab. Teltpakken lejes ud til de deltagende kommercielle aktører for 1000 kr. pr. Pakke (estimeret værdi ca. 2000 kr.). Prisen for ”teltpakken” lægges oveni udgiften på de 1000 kr. for deltagergebyret.
Tilladelser og lovkrav
Alle der sælger mad- og drikke på festugen, skal udfylde en tro- og love erklæring, hvor de bekræfter, at de har forstået og efterlever de gældende tilladelser og regler (hygiejne, alkohol etc.) til at sælge og producere fødevarer på pladsen.
Madbilletordning
Ønsker en mad/drikkeaktør at sælge mad og drikke på festugen, er det obligatorisk, at de deltager i madbilletordning, hvor festugens frivillige kan få et måltid mad. Der afregnes samlet med Festugesekretariatet efterfølgende. Festugens Informationskontor (placeret ved siden af Bobbys på Herlev Bygade) udleverer en kuvert på dagen, som skal returneres med brugte madbilletter inden festpladsen forlades. Herefter udbetaler festugesekretariatet midler for de indleverede madbilletter.
Tidsplan for aktører der sælger mad og drikke
- Ansøgningsfrist: 1. april
- Besked om hvorvidt man har fået tildelt plads sker senest 15. juni
- Indbetaling af deltagergebyr samt evt. gebyr for leje at teltpakke. Frist 30. juni
- Madudbydere får besked om placering på festpladsen i løbet af august måned
- 1. + 2. september går det løs til Herlev Festuge
Tilmelding af aktiviteter til Herlev Festuge 2023
Der er nu åbent for tilmelding af aktiviteter og arrangementer til Herlev Festuge. Vi glæder os til at modtage jeres tilmelding.
Tilmeldingsfristen for tilmelding af aktiviteter er den 1. april 2023.
Tilmelding sker online fra denne side.
Har du spørgsmål til Herlev Festuge, eller til tilmeldingsskemaet, er du velkommen til at kontakte Tine Baadesby på 20 48 88 71 eller herlevfestuge@herlev.dk
Åbningstider i bymidten fredag og lørdag
Vi anbefaler følgende åbningstider i boderne på Herlev Bygade fredag og lørdag
Salgsboder og aktiviteter:
- Fredag mellem kl. 15 og kl. 19
- Lørdag mellem kl. 10 og kl. 16/17
Madboder og udskænkningssteder:
- Fredag mellem kl. 15 og kl. 22/24
- Lørdag mellem kl. 12 og kl. 22/24
Informationsmøde om Herlev Festuge 2023 - for deltagende aktører
Festugesekretariatet afholdte informationsmøde om Herlev Festuge 2023 onsdag den 22. februar kl. 17-19 i kantinen på Herlev Rådhus.
Præsentation fra mødet kan ses her.
Herlev Festuge 2023 finder sted i uge 35 - fra den 27. august til og med den 3. september.
Har I spørgsmål til mødet eller Herlev Festuge, er I velkomne til at kontakte os på herlevfestuge@herlev.dk.