Disse retningslinjer omhandler lokaletilskud til drift af egne og lejede lokaler samt til lejrpladser/hytteture. Der gives tilskud til lokaler der benyttes til folkeoplysende foreningsaktivitet til børn og unge under 25 år.
1. Formål og lovgrundlag
1.1 Formålet med lokaletilskud er at yde tilskud til frivilligt folkeoplysende foreningsaktivitet for børn og unge under 25 år i Herlev Kommune i henhold til folkeoplysningslovens kapitel 7. Lovgrundlaget for retningslinjerne for kommunale tilskud til foreningers egne og lejede lokaler finder hjemmel i folkeoplysningslovens kapitel 1,2 ,5 og 7 (Lovbekendtgørelse nr. 1115 af 31/8/2018), bekendtgørelse nr. 1251 af 12/12/2011 samt KLs satser på det folkeoplysende område.
2. Folkeoplysende aktivitet - kontinuerlig aktivitet og almennyttig forening
For at en forening kan komme i betragtning til lokaletilskud til egne og lejede lokaler, skal foreningen have en aktivitet, der er almennyttig og kontinuerlig. Kontinuerlig aktivitet defineres som faste, planlagte aktiviteter med undervisning/læring. Aktiviteten skal udbydes med jævn frekvens fordelt over en hel sæson/kalenderår. F.eks. aktiviteter udbudt på ugebasis.
Gældende for alle folkeoplysende foreninger er, at Herlev Kommune ikke yder lokaletilskud til aktiviteter med fortjeneste for øje. Det skal derfor, på forlangende, kunne dokumenteres at en aktivitet ikke har til formål at skabe fortjeneste for foreningen. Dette dokumenteres ved en beretning om aktiviteten, der indeholder indtægter og udgifter.
3. Tilskud til drift af egne og lejede lokaler, andre lokaler og lejrture.
Foreninger med egne eller lejede lokaler kan søge tilskud til driftsudgifter for lokaler hvori der udøves folkeoplysende aktiviteter for børn og unge under 25 år. Tilskuddet udgør max. 65% af de tilskudsberettigede driftsudgifter. Ansøgning om tilskud til lokaler som foreningen ejer eller lejer samt til korte lejemål (weekendture, træningslejre m.v.), skal ske separat for hver enkelt lokale/tur.
Det ansøgte beløb skal stå i rimelighed til lokalets anvendelse, afholdte aktivitetstimer og antal medlemmer under 25 år der benytter lokalet. Desuden skal lokalets størrelse og standard svare til aktivitetens indhold. For at kunne modtage lokaletilskud er det en betingelse, at lokalet er privatejet og er beliggende i Danmark eller Sydslesvig.
Overstiger den ansøgte udgift almindelig markedsleje, nedsættes tilskuddet forholdsmæssigt. Hvis driftsudgiften til nye lokaler, herunder nye faste lejemål vedrørende lokaler eller til udvidelser af tilskudsgrundlaget vedrørende lokaler overstiger 25.000 kr. pr. år, ydes kun tilskud efter Kultur- og Fritidsudvalgets forudgående godkendelse.
3. 1 Det gives der tilskud til
3.1.1 Egne og lejede lokaler og haller:
Der ydes tilskud til:
Driftsudgifter til privatejede idrætshaller og andre haller, samt andre lokaler og lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til brug for folkeoplysende aktiviteter for børn og unge under 25 år.
3.1.2. Egne lokaler, herunder haller
- Renter af prioritetsgæld
- Skatter, afgifter og forsikringer vedr. ejendommen
- Udgifter til almindelig vedligeholdelse
- Opvarmning
- Belysning
- Rengøring
- Evt. fornødent tilsyn
3.1.3. Lejede lokaler, herunder haller
- Det aftalte lejebeløb
- Afholdte udgifter til alm. vedligeholdelse iflg. lejekontrakten
- Opvarmning
- Belysning
- Rengøring
- Fornødent tilsyn
Vedligeholdelse af lejede lokaler kan kun ske i henhold til lejekontrakt, som skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget. Ved haller forstås idrætshaller, svømmehaller, skøjtehaller, ridehaller, tennishaller og squashhaller. Som haller betragtes desuden andre tilsvarende lokaler, der er mindst 800m2.
3.1.4. Tilskud til døradgangssystemer og kameraudstyr
Der ydes tilskud på 65% af udgifter til drift og reparation af døradgangssystemer og kameraudstyr med op til 20.000 kr. pr. år pr. forening til egne lokaler. For udgifter over 20.000 kr. skal Kultur- og Fritidsudvalget godkende beløbet forud for afholdelsen af udgiften. Hvis der søges tilskud til drift og reparation af kameraudstyr, skal foreningen kunne dokumentere, at udstyret er opsat og benyttes iht. gældende lovgivning. Hvis der ønskes tilskud til etablering i døradgangssystemer og kameraudstyr skal sådanne, godkendes af Kultur og Fritidsudvalget forud for afholdelsen af udgiften.
3.2 Der ydes ikke tilskud til:
- Vedligeholdelse og etablering af udendørs arealer
- Udgifter i forbindelse med offentlige, entrégivende arrangementer
- Udgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil, herunder andespil, banko og lignende, hvori der indgår økonomisk gevinst for foreningen
- Udgifter til lokaler – bortset fra svømmehaller og lignende – til hvilke andre samtidig har adgang mod betaling
- Udgifter til lokaler eller lejrpladser til bespisning og overnatning ifbm konkurrencer, stævner eller lign.
- Udgifter til nye lokaler, lejrpladser samt nye lejemål, hvis dette medfører en betydende merudgift for Herlev Kommune
- Aktiviteter der har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger. Herunder afholdelse af gudstjeneste, dåb, konfirmation eller konfirmationsforberedelse
- Kommerciel virksomhed/café drift
- Depositum
Vedligeholdelse eller indkøb af inventar, telefon, faste køkkenskabe, komfur, køleskab, vaskemaskine, opvaskemaskine m.v.
Ovenstående liste er ikke udtømmende. Eventuelle leje- eller fremlejeindtægter fratrækkes, inden beregning af lokaletilskuddet.
3.3 Opgørelse af aktivitetstimer (klokketimer):
Aktivitetstimer opgøres for hvert enkelt lokale, og skal kunne dokumenteres, hvis forvaltningen efterspørger dette.
3.3.1 Hvilke aktiviteter kan tælles med i opgørelsen af aktivitetstimer?
Organiserede og planlagte folkeoplysende aktiviteter i henhold til foreningens formålsparagraf kan medregnes i aktivitetstimerne, herunder foreningens primære aktivitet.
Derudover medregnes følgende aktiviteter:
- Bestyrelsesmøder
- Medlemsmøder
- Instruktør-, træner- og ledermøder
- Arrangementer som sommer- og juleafslutning for foreningens medlemmer
- Generalforsamlinger, planlægningsmøder, arrangementer for foreningens medlemmer
- Klubaftener for børn og unge under 25 år
Ved en aktivitetstime forstås 1 klokketime, hvor foreningen har gennemført en egentlig aktivitet inden for rammerne af foreningens formål. Det kan være træning, undervisning, kampe, turneringer o.l. men også samling/samvær i klublokale/rytterstue eller lignende efter træning f.eks. med teoretisk input eller lignende. For rytterstuer kan der højst medregnes 1¼ time om dagen pr. 5 medlemmer. Dog kan der maksimalt medregnes 4 timer pr. dag, hvor rideklubben har aktivitet.
3.4 Medlemssammensætning
Antallet af deltagere ved benyttelse af lokaler opgøres i 3 kategorier:
- Folkeoplysende medlemmer under 25 år
- Folkeoplysende medlemmer på 25 år og derover
- Antal folkeoplysende medlemmer, der også er aktive ledere og instruktører over 25 år. Ledere/instruktører defineres som personer, der har et permanent, ledende ansvar over for andre medlemmer af samme forening. Ledelsesgerningen skal indebære undervisning af andre i bestemte færdigheder før, under og efter aktiviteterne.
I de tilfælde, hvor foreningerne ikke kan opgøre lokaleforbruget til aktivitet for børn og unge særskilt, beregnes lokaletilskuddet på baggrund af medlems-/deltagersammensætningen i foreningerne som helhed.
Hvis mere end 10 % af foreningens aktive medlemmer er over 25 år nedsættes driftstilskuddet forholdsmæssigt. Der fradrages ikke for ledere og instruktører over 25 år. Der foretages dog en vurdering af om antallet af ledere/instruktører der deltager, herunder på lejrture/sommer-/træningslejre, står i rimeligt forhold til antallet af deltagende børn og unge under 25 år. Ved vurderingen indgår oplysninger om aktivitetens karakter og aldersfordelingen blandt de deltagende børn og unge.
3.5 Nedsat tilskud
Forvaltningen kan altid, efter en ren individuel vurdering, vælge at nedsætte foreningens lokaletilskud, hvis drifts- og eller lejeudgifterne for lokalet ikke (længere) står i rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til lokalets anvendelse i øvrigt, eller hvis der er tale om høje driftsudgifter ifht. markedsleje. Hvis en forening f.eks. vælger at flytte sine aktiviteter til et nyt lejemål, eller der sker en væsentlig udvidelse af aktivitetstimetallet og/eller udgiftsniveauet, skal foreningen godkendes til at modtaget lokaletilskud på ny. Kultur- og Fritidsudvalget kan da beslutte, hvorvidt der kan ydes lokaletilskud til det nye lejemål og i så fald, hvor meget tilskud der kan ydes.
Har flere foreninger samtidig etableret virksomhed i et lokale/lejrplads fordeles udgifterne forholdsmæssigt mellem foreningerne i forhold til den enkelte forenings faktiske udnyttelse af lokalet/lejrpladsen.
3.6 Nye ansøgninger om lokaletilskud
Nye ansøgninger om lokaletilskud skal altid godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget. Dokumentation på udgifter, og aktivitetsoversigt, aktivitetstimetal samt medlemslister skal medsendes ansøgningen om godkendelse til at modtage lokaletilskud. Kontakt altid forvaltningen før I ansøger om at blive godkendt til at modtage lokaletilskud. Evt. lejekontrakt skal godkendes af forvaltningen.
Det er en forudsætning for at modtage lokaletilskud, at foreningens primære formål udgør hovedanvendelsen af lokalerne. I henhold til Folkeoplysningslovens § 25, stk. 2, kan Kultur- og Fritidsudvalget undlade at imødekomme nye ansøgninger om lokaletilskud, hvis der kan anvises et egnet lokale. Foreningen kan ikke kræve at få anvist et bestemt lokale på en bestemt ugedag, men for at et lokale anses for egnet, skal det ligge i foreningens lokalområde.
3.7 Ansøgning, dokumentation og bilagsliste
Ansøgning sendes online via www.herlev.dk/Foreningssiden. Der skal uploades bilag for de udgifter foreningen søger om tilskud til. Bilagene skal være nummererede og udgifterne skal tydeligt fremgå af foreningens årsregnskab. Der skal vedlægges en bilagsliste. Kvittering for indkøb/betaling samt evt. lønsedler på udført arbejde skal vedlægges. Evt. indtægter for udleje af lokalet skal opgøres på ansøgningen, bilag vedlægges.
3.8 Ansøgningsfrist, afregningsfrist og tilskudstilsagn
Ansøgningsfristen for lokaletilskud til egne og lejede lokaler til faste aktiviteter er den 1. april hvert år for det foregående kalenderår. Der kan ikke søges om udsættelse af ansøgningsfristen. Forvaltningen sender tilskudstilsagn og udbetaler tilskud i juni måned, hvis ansøgningen inkl. bilag er modtaget rettidigt. Tilskudstilsagnet sendes på mail og tilskuddet offentliggøres i en samlet oversigt på Kommunens hjemmeside.
4. Tilskud til lejrture og hytteleje
4.1. Ansøgningsfrist og dokumentation
Ansøgning om tilskud til leje af lokaler og lejrpladser til weekendture, sommerlejre, træningslejre og lignende indsendes løbende og senest 30 dage efter lejemålets ophør. Ansøgning om tilskud vedlægges dokumentation for udgifternes afholdelse, oversigt over afholdte lejeaftale, medlemstal og aktivitetstimer. Der skal søges separat tilskud til hver tur/lejeaftale.
4.2. Rammer for tilskud til lejrtur og hytteleje
- Der gives tilskud til lokaleleje til afvikling af folkeoplysende aktiviteter jf. foreningens formålsparagraf for børn og unge under 25 år herunder lejrture/hytteture, træningsture og lignende. Der skal foreligge en dokumenteret udgift til lokaleleje/lejrpladsleje. Der gives ikke lokaletilskud til deltagergebyr.
- Der kan maks. opnås tilskud til 24 aktivitetstimer pr. døgn pr. lokale.
- Der gives kun tilskud til nødvendige ledere/instruktører på turen. Forvaltningen vurderer dette i forhold til bl.a. aktiviteternes karakter og alderssammensætningen hos de deltagende børn og unge.
- Der kan ikke gives tilskud til lejrpladser/hytteleje/lokaler, hvis den primære funktion er overnatning og bespisning f.eks. ifbm. stævner og lignende. Ligesom lokaler eller dele af lokale/faciliteter, der kun lejes til overnatning, ikke er tilskudsberettigede.
- Der gives ikke tilskud til leje af vandrerhjem, sommerhuse, hoteller, campingpladser, efterskoler, ferie- og konferencecentre og lignende.
- Der gives ikke tilskud til leje af inventar eller evt. erstatning af ødelagt inventar.
- Tilskud kan altid nedsættes, hvis det ansøgte beløb er højere end markedslejen og hvis udgiften ikke stemmer overens med lokalets anvendelse og aktiviteter i øvrigt.
4.3 Deltagende ledere og instruktører
Ledere/instruktører defineres som personer, der har et permanent, ledende ansvar over for andre medlemmer af samme forening. Ledelsesgerningen skal indebære undervisning af andre i bestemte færdigheder før, under og efter aktiviteterne. Nedenfor er en vejledende tabel med antal ledere/instruktører der kan søges tilskud til. Foreningen skal kunne godtgøre antal ledere der deltager på turen, hvis forvaltningen har brug for dette.
Alder på børn og unge |
Antal folkeoplysende medlemmer pr. leder |
3-6 år |
4 |
7-11 år |
6 |
12-15 år |
8 |
16-24 år |
10 |
5. Klageadgang
Folkeoplysende foreninger der ansøger eller modtager støtte til lokaletilskud i henhold til disse retningslinjer og Folkeoplysningsloven, har mulighed for at klage over en afgørelse truffet af forvaltningen. Klager sendes til Herlev Idrætscenter på idraet@herlev.dk senest 4 uger efter, at ansøgeren har modtaget afgørelsen. Det er ikke muligt at anke Kultur- og Fritidsudvalgets afgørelser, da udvalget er øverste klageorgan for tilskudssager, der vedrører Folkeoplysningsloven og tilhørende bekendtgørelse.
Vedtaget af Kultur- og Fritidsudvalget den 27. maj 2024.