Lokaler og faciliteter

Som forening har I mulighed for at låne lokaler til aktiviteter, møder, kurser og andet af relevans for foreningen

Herlev Kommune har en række lokaler og haller, som foreninger kan låne (eller leje). Disse lokaler og haller befinder sig på bl.a. skoler og andre kommunale faciliteter samt på idrætsanlæg.

For at kunne låne lokaler skal man som forening være godkendt som folkeoplysende forening.

Tre overordnede retningslinjer er gældende for, at Herlev Kommune stiller lokalerne til rådighed

  • Lokalerne kan lånes af foreninger i det omfang, lokalerne er ledige. Dvs. når de ikke benyttes til deres primære formål, f.eks. på en skole
  • Lokalerne kan lånes i det omfang, lokalerne er egnede til formålet. Dvs. når de benyttes til aktiviteter, møder, kurser og andet, som ligger inden for foreningens rammer
  • Lokalerne kan lånes af foreninger – ikke af privatpersoner og ikke til private formål

 

Der er muligheder for både sæson- og ad hoc udlån. Læs mere om mulighederne nedenfor.

Sæsonfordeling af tider i skolegymnastiksale - 1 årig fordeling

Folkeoplysende foreninger kan søge om faste ugentlige tider i de kommunale gymnastiksale. Fordelingen er for et år ad gangen, hvilket er anderledes fra booking af idrætsfaciliteter, som løber i toårige perioder.

Fordelingen af tider i skolegymnastiksale gælder fra sommer til sommer og foretages efter en politisk behandling.

Ansøgningen åbner 1. februar og ansøgningsfristen er den 1. marts.

Ansøgning om sæsonbooking af skolegymnastiksale foregår via Herlev Idrætscenters bookingsystem. Når man er logget ind, klikkes der videre til ”Skolelokaler”.

For at kvalificere den administrative og politiske behandling af ansøgningerne, er det vigtigt, at det angives

hvilken målgruppe (børn, unge, voksne, ældre osv.), der søges tid til.

Dette gør man ved at vælge den relevante kategori under "aktivitetstype".

Det betyder således også, at man ikke nødvendigvis kan ansøge f.eks. om tiden kl. 15-22, men derimod f.eks. skal søge om tiden kl. 15-17 til "børn", kl. 17-19 til "unge" og kl. 19-21 til "voksne".

Det er væsentligt, at der søges så specifikt som muligt.

Hvis I ikke allerede er oprettet som bruger i systemet, skal I kontakte Tine Baadesby. Send en mail til Tine eller ring tlf. 44 52 55 23. Vær opmærksom på at der kan gå et par dage, før oprettelsen er gennemført.

Kig evt. i vores Quick-guide til systemet.

Kontakt også Tine Baadesby ved tekniske spørgsmål til ansøgningen.

Sæsonfordeling af tider i Hjortespring Foreningshus - 2 årig fordeling

Hvert andet år kan foreninger hjemmehørende i Herlev Kommune søge om faste ugentlige tider i Hjortespring Foreningshus.

Fordeling af faste sæson tider - kriterier for fordeling

Hvert andet år, med ansøgningsfrist i 1. marts, kan der søges om faste tider for de to efterfølgende sæsoner. 

Der kan søges om faste tider i hverdagene fra kl. 8-17 samt 2 aftener om ugen. De resterende aften- og weekendtimer bruges til ad hoc bookinger. Senior- og pensionistforeninger har førsteret til brugen af huset i formiddagstimerne i hverdagene. Én formiddag om ugen holdes fra til ad hoc bookinger (såfremt der ikke er efterspørgsel på faste tider. Mødelokalet sæsonfordeles ikke. 

Faste sæsontider fordeles i samarbejde mellem forvaltningen og Foreningshusets brugerråd.  

Ansøgning af faste ugentlige tider for sæson 2021-2023 – sådan gør I

  • Ansøgningsfrist: 1. marts 2021 (der er endnu ikke åbent for ansøgning)
  • I skal angive både en 1. prioritet og en 2. prioritet - dvs. for alle ansøgte aktiviteter skal der søges både en tid som første og en tid som anden prioritet
  • Ansøgningen sendes til: kulturogfritid@herlev.dk med emnet ”Ansøgning af faste tider i Hjortespring Foreningshus sæson 2021-2023”

Ansøgningen/mailen skal indeholde følgende oplysninger - husk at angive både en 1. og 2. prioritet for alle søgte aktiviteter:

  • Lokale: Hvilket lokale ansøger I om faste tider i? Salen eller mødelokalet
  • Kontaktinfo: Forening, navn, adresse og mobilnummer
  • Aktivitet: Hvad skal I bruge lokalet til?
  • Målgruppe: børn, unge, voksne, seniorer etc.
  • Fast ugedag for aktivitet: F.eks. mandag
  • Periode: Angiv start og slutdato for aktiviteten
  • Antal deltagere: Angiv forventet deltager antal 
  • Tidspunkter for aktiviteten: F.eks. kl. 9-12
  • Er I godkendt som folkeoplysende forening? Medsend godkendelsesbrev 
  • Angiv her (hvilket lokale ) hvis I har haft tid i andet kommunalt lokale i den foregående sæson:  

 

Læs om faciliteterne i Foreningshuset i Facilitetsoversigten.

Hvis I har spørgsmål til ansøgningen eller til brugen af huset generelt, kan I kontakte: Tine Baadesby, kulturogfritid@herlev.dk eller telefon 44 52 55 23.

Sæsonfordeling af idrætsfaciliteter - 2 årig fordeling

Så er det tid til at søge om fordeling af idrætsfaciliteter for sæsonen 2020-2022. Ansøgninger om sæsonbooking af idrætsfaciliteter foregår via Herlev Idrætscenters bookingsystem.

Der søges om tid i sæsonerne 2020-2022

Ansøgninger om sæsonbooking af idrætsfaciliteter skal foregå via Herlev Idrætscenters bookingsystem. Log-in til bookingsystemet er ligesom ved normal booking.

herlev.halbooking.dk fremgår det, at der søges om tid i perioden 10. august 2020 til 31. maj 2022.

Når fordelingen er vedtaget overføres den også til sæson 2021-22 – det er således for den 2-årige periode 2020-22, der ansøges om tider.

Ansøgningsfristen er søndag den 23. februar. Efter ansøgningsfristen afholdes der fordelingsmøder på de enkelte typer af faciliteter.

Hvorfor skal der ansøges direkte i bookingsystemet

Ansøgning og fordeling af tid i selve bookingsystemet skal sikre en fleksibel og dynamisk fordeling af tiden i idrætsfaciliteterne til gavn for alle foreninger og aftenskoler. Herudover er risikoen for manuelle fejl i den administrative håndtering af ansøgningerne langt mindre med denne procedure.

Hvad er vigtigt i ansøgningsproceduren

For at kvalificere den administrative og politiske behandling af ansøgningerne samt drøftelserne på fordelingsmøderne, er det vigtigt at det angives hvilket hold eller målgruppe (børn, unge, voksne, ældre osv.) der søges tid til. Dette gør man ved at vælge den relevante kategori under "aktivitetstype". Det betyder således også, at man ikke skal ansøge om tiden kl. 15-22, men derimod fx om tiden kl. 15-17 til "børn" eller kl. 17-19 til U17. Der skal altså søges om tid til hver enkelt hold eller gruppe.

Desuden er det væsentligt, at der søges så specifikt som muligt. I svømmehallerne og badmintonhal skal de enkelte baner vælges, når der ansøges om tid.

Under "Evt. bemærkninger" vil vi bede jer oplyse antal udøvere der ansøges om tid til i det specifikke tidsrum. Desuden bedes I her også skrive det, hvis I kun søger en del af sæsonen, fx vinterperioden 1. november til 1. april.

 

Hvordan kan jeg få vejledning og støtte til ansøgningen

Der er mulighed for at kontakte Herlev Idrætscenters administration (tlf. 44 52 58 20), hvis man har tekniske spørgsmål til ansøgningen eller hvis man opdager noget, der kunne være en fejl i systemets opsætning.

Anna Valgreen kan kontaktes vedrørende principielle spørgsmål på idraet@herlev.dk eller på telefon 44 52 58 11.

Gå direkte til bookingsystemet her.

Ad Hoc udlån

Hvis I som forening i Herlev Kommune skal bruge et lokale, en sal eller hal til et enkeltstående arrangement, er der mulighed for at ansøge om lån af lokale til dette - også kaldet et 'ad hoc udlån'.

Hermed er der tale om, at man som forening søger om lån af lokale/sal/hal, der ikke indgår som en del af den årlige sæsonfordeling. At søge om 'ad hoc udlån' har man som forening mulighed for, hvad enten foreningen har fået tildelt faste, ugentlige tider eller ej.

Et ad hoc udlån er at forstå som et rum, der stilles til rådighed for foreningen af Herlev Kommune. Bemærk samtidig, at der hverken udlånes eller udlejes til privatpersoner eller til 3. part.

Der er mulighed for - som forening på kultur-, idræts- og fritidsområdet - at søge om ad hoc udlån på følgende faciliteter

  • Skolegymnastiksale
  • Idrætsfaciliteter
  • Hjortespring Foreningshus
  • Herlev Skole
  • Herlev Medborgerhus

Ad hoc udlån af skolegymnastiksale

Ønsker man som forening at anmode om ad hoc udlån af skolegymnastiksale, skal man søge om tider via herlev.halbooking (skolelokaler). For spørgsmål, kan I kontakte den enkelte institution direkte.

Vejledning - skolebooking - sådan sender du en bookingforespørgsel.

Ad hoc udlån af idrætsfaciliteter

Vil man foretage et ad hoc udlån (booking) af en idrætsfacilitet, foretages det som en 'straksbooking' og gøres på herlev.halbooking.dk eller ved at sende en mail til idraet@herlev.dk.

Man modtager løbende svar på sin ansøgning.

Har man et ønske om at afholde et særligt - muligvis større - arrangement i en af Herlev Kommunes idrætsfaciliteter, kan der ansøges om dette. Dog er det vigtigt, at dette gøres i så god tid som muligt.

Ad hoc udlån af Hjortespring Foreningshus

Ønsker man som forening at ansøge om et ad hoc udlån af et lokale i Hjortespring Foreningshus, kan I som noget nyt selv sende en booking forespørgsel til Kultur og Fritid. Se hvordan du sender bookingforespørgsel via herlev.halbooking.dk.  

Du kan også kontakte Tine Baadesby ved at sende en mail til kulturogfritid@herlev.dk eller ved at ringe på 44 52 55 23.

Ad hoc udlån af Herlev Skole (Herlev Gl. Skole)

Ønsker man som forening at ansøge om et ad hoc udlån af Mødesalen på Herlev Skole (tidl. Herlev Gl. Skole), kan I som noget nyt selv sende en booking forespørgsel til Kultur og Fritid. Se hvordan du sender bookingforespørgsel via herlev.halbooking.dk.

Du kan også kontakte Tine Baadesby ved at sende en mail til kulturogfritid@herlev.dk eller ved at ringe på 44 52 55 23. Mødesalen på Herlev Skole, Herlev Bygade 92B, kan bookes ca ét års tid frem. 

Ad hoc udlån af Herlev Medborgerhus

Ønsker man som forening at ansøge om et ad hoc udlån af et lokale i Herlev Medborgerhus, skal man tage direkte kontakt til Herlev Medborgerhus - på mail medborgerhuset@herlev.dk eller på tlf. tlf. 44 52 58 00.

For at læse mere om Herlev Medborgerhus' hjemmeside.

Facilitetsoversigt

Få overblik over de lokaler, sale og haller, som Herlev Kommune stiller til rådighed for folkeoplysende foreninger.

Der findes en række lokaler, sale og haller, som folkeoplysende foreninger på kultur-, idræts- og fritidsområdet i Herlev kan ansøge om at benytte. Disse lokaler stilles til rådighed af Herlev Kommune.

For de lokaler, sale og haller, som findes på Herlevs folkeskoler og idrætsfaciliteter såvel som på faciliteter, Herlev Kommune råder over/har adgang til (Herlev Skole, Hjulmandens hus, Herlev Gymnasium, Hjortespring Foreningshus), er der lavet en oversigt med billeder og de vigtigste informationer om faciliteten.

Facilitetsoversigten uddybes løbende med flere detaljer, så den bliver så retvisende og anvendelig som muligt - så man som forening får et godt indtryk af samt kender til retningslinjerne for brug af faciliteten.

Download facilitetslisten i den senest opdaterede version (20. oktober 2020).

Privat brug af lokaler

Lovgivningen er ganske klar: Offentlige lokaler, der stilles til rådighed til foreninger til folkeoplysende aktivitet, må ikke benyttes i privat sammenhæng.

Det er vigtigt, at foreninger kender til, forstår og overholder de gældende vilkår for brug af ’klublokaler’ eller andre kommunalt ejede lokaler, der stilles til rådighed for foreninger i forbindelse med deres folkeoplysende virksomhed. Disse vilkår gælder, når en forening på mere eller mindre permanent basis benytter lokaler, som ejes af Herlev Kommune. Lokaler, som netop har til formål at blive benyttet til foreningsaktiviteter.

Af flere årsager må disse lokaler ikke benyttes til privat brug. Disse årsager er bl.a. af forsikringsmæssig og konkurrencemæssig karakter samt omhandler kommunens pligt til og ønske om at tilgodese så mange foreninger som muligt i deres ønske om folkeoplysende aktiviteter.

Lokaler må således ikke benyttes til privatfester og andre private markeringer af nogen art eller til møder og lign., som ligger uden for foreningsregi. Disse har ikke folkeoplysende karakter og må ikke afholdes i Kommunale lokaler. 

Gældende vilkår for brug af lokaler ejet af Herlev Kommune

  • Lokalet kan alene anvendes til foreningens (folkeoplysende) aktiviteter
  • Ved brug af lokalet er det en forudsætning, at alle deltagere er enten medlem af foreningen og betaler kontingent hertil eller deltager med det primære formål at øge sit kendskab til foreningen og/eller foreningens (folkeoplysende) aktiviteter
  • Hvis foreningen ikke udnytter lokalet, ikke behandler det ordentligt eller på anden måde misbruger lokaletildelingen, kan foreningen fratages lokalet, og der kan evt. opkræves leje for den ikke-tilladte benyttelse af lokalet
  • Lokalet må under ingen omstændigheder udlånes/udlejes af foreningen til tredjepart uden kommunens samtykke, eller anvendes til privat/kommerciel virksomhed

Pladsfordelings- og belægningsplaner

Husk at der inden et arrangement skal foreligge en godkendt pladsfordelings- eller belægningsplan. Planen sikrer, at forholdene lever op til de gældende, lovbestemte sikkerhedsforanstaltninger.

Herlev Kommune er underlagt Beredskab Øst, og i den forbindelse er der klare procedurer i forbindelse med afholdelse af arrangementer. Hvad enten disse indebærer overnatning eller ej.

Inden et arrangement skal der således foreligge en godkendt pladsfordelingsplan, og ved overnatning i lokaler større end 75 m2 også en belægningsplan. Disse planer er udformet som tegninger, der visuelt giver overblik over lokalets/områdets forhold.

Dette gøres for at sikre, at alle forholdene er overholdt og lever op til de gældende sikkerhedsforanstaltninger, så man ved, hvordan fx bygningen eller lokalet forlades, når en hurtig evakuering er påkrævet.

Hvis der skulle opstå brand, vil brandvæsnet bruge planerne til at orientere sig på stedet.

Før et arrangement skal Beredskab Øst således godkende pladsfordelinger digitalt, og de skal være udført efter vejledningen, som kan findes her (link til PDF fra Beredskab Øst).

  • Der skal forventes en sagsbehandlingstid på 14 dage hos Beredskab Øst (og yderligere 14 dage såfremt der ønskes assistance fra Herlev Idrætscenter til udarbejdelse af de digitale planer for arrangementer i Herlev Hallerne og Skinderskovhallen).
  • En pladsfordelingsplan og belægningsplan er påkrævet, og den skal hænge synligt, fx ved i forvejen ophængte planer, inden arrangementsstart, dvs. allerede ved opstilling i forbindelse med arrangementet. Pladsfordelingsplanen skal altid stemme overens med den anvendte opstilling.
  • Beredskab Øst har ret til at tildele den arrangerende forening en bøde på op til kr. 20.000 ved uanmeldt besøg, hvor det konstateres, at reglerne for godkendte planer ikke er overholdt.

Hvornår er der nødvendigt for jer?

Planerne er i flere tilfælde påkrævet af lovgivningen i forbindelse med et arrangement, eksempelvis når:

  • Et forsamlingslokale, fx en sportshal/-lokale, der er godkendt til mere end 150 personer, benyttes
  • Der overnattes i lokaler større end 75 m2
  • Et telt eller selskabshus, der godkendt til mere end 150 personer, benyttes

Pladsfordelingsplaner

I forsamlingslokaler, telte, selskabshuse, kantiner, mødesale, haller mv. som er godkendt til mere end 150 personer, er pladsfordelingsplaner påkrævet.

Hvis en pladsfordelingsplan er krævet, skal den hænge på et for brugerne synligt og let tilgængeligt sted. Pladsfordelingsplanen skal altid stemme overens med den anvendte opstilling.

Hvis man anvender flere forskellige opstillinger, kan man have flere godkendte planer, men der må på et hvert givet tidspunkt kun hænge den aktuelle.

>> Find information fra Beredskab Øst om pladsfordelingsplaner, inventaropstillinger mv. her (åbner i et nyt vindue)

Belægningsplaner

Belægningsplaner er krævet i tilfælde, hvor der overnattes midlertidigt i lokaler større end 75 m2, som samtidig er beliggende i et brandsynsobjekt (skole, institution mv.).

Når belægningsplaner er krævet i forbindelse med midlertidig overnatning, skal du være opmærksom på også at følge reglerne i brandvæsnets information om midlertidig overnatning (åbner i nyt vindue).

>> Find information fra Beredskab Øst om pladsfordelingsplaner, inventaropstillinger mv. her (åbner i et nyt vindue)

Hvad skal I gøre – og hvordan?

Afholder I som forening et arrangement, der kræver en pladsfordelingsplan eller en belægningsplan, skal I udarbejde denne. Her skal man, foruden kravene i tegningsafsnittet, være særligt opmærksom på følgende:

  • At planen skal med tydelig angivelse/stor skrift angive det maksimale antal personer, lokalet er godkendt til
  • At der på intet sted er mere end 25 meter i ganglinje til nærmeste udgang
  • At flugtvejsarealer skal have en bredde på mindst 1,3 meter og i øvrigt svarende til mindst 1 cm for hver person, der skal passere det pågældende gangareal for at komme til udgangen
  • At afstanden mellem bordrækker skal være 2 meter fra bordkant til bordkant
  • At der fra en given plads ved et bord maksimalt må være 12 stolepladser hen til gangarealet. Det betyder, at såfremt der er gangarealer ved begge ender af bordet, må der være op til 24 stolepladser i én række. Er der alene gangareal ved den ene ende, må der højst være 12 stolepladser
  • At der ved opstilling af runde borde skal være mindst 2 meter mellem bordene, og at afstanden til nærmeste flugtvejsareal højst må være 6 meter

Disse ovenstående regler er det, som kræves for at overholde brandsikkerheden ved afholdelses af et arrangement.  

>> Find information fra Beredskab Øst om pladsfordelingsplaner, inventaropstillinger mv. her (åbner i et nyt vindue)

Hvilken hjælp kan I få?

I har som forening selv ansvaret for at undersøge, om jeres arrangement kræver en pladsfordelingsplan eller en belægningsplan. Og I har selv ansvaret for både at udarbejde disse samt opnå godkendelse fra Beredskab Øst.

I kan som arrangerende forening blive tildelt en bøde af Beredskab Øst, hvis det konstateres, at reglerne ikke er overholdt.

Vær opmærksomme på, at Beredskab Øst har en sagsbehandlingstid på 14 dage, men vær hellere i ekstra god tid, da Beredskab Øst kan kræve ændringer i planen, hvorefter sagsbehandlingen starter forfra.

For arrangementer, der afholdes i Herlev Hallerne og Skinderskovhallen, kan Herlev Idrætscenter være behjælpelige med at vejlede jer – men det vil i sidste ende fortsat være jer som arrangementsafholder, der selv skal sørge for disse pladsfordelings-/belægningsregler er overholdt samt udarbejdet.

Tekniske spørgsmål vedr. Herlev Hallerne og Skinderskovhallen kan rettes til Tom Hansen på mail tom.hansen@herlev.dk eller til Katja Roth på katja.roth@herlev.dk.

Påregn yderligere op til 14 dage, såfremt der ønskes assistance fra Herlev Idrætscenter til udarbejdelse af de digitale planer.

Kultur og Fritid

Herlev Bygade 90
2730 Herlev
44 52 70 00
kulturogfritid@herlev.dk

Åbningstider
Mandag 09:00  - 14:00
Tirsdag 08:00  - 14:00
Onsdag lukket  - lukket
Torsdag 09:00  - 17:00
Fredag 09:00  - 14:00
Lørdag  -
Søndag  -
Herlev Idrætscenter

Skinderskovvej 31, 1. sal
2730 Herlev
44 52 58 58
idraet@herlev.dk

Åbningstider
Mandag 09:00  - 15:00
Tirsdag 09:00  - 15:00
Onsdag 09:00  - 15:00
Torsdag 09:00  - 17:00
Fredag 09:00  - 13:00
Lørdag  -
Søndag  -