Indledning

Godkendte ​folkeoplysende foreninger og aftenskoler i Herlev Kommune kan søge om lån af kommunale faciliteter på skoler, idrætsanlæg og andre offentlige faciliteter til afvikling af foreningens eller aftenskolens folkeoplysende aktiviteter. Faciliteterne omfatter bl.a. undervisningslokaler, gymnastiksale, boldbaner og svømmefaciliteter.

Faciliteterne stilles vederlagsfrit til rådighed med den indretning og det udstyr, der findes i dem til dagligt. Derudover stilles faciliteterne til rådighed med følgende.

1. El og varme
2. Rengøring
3. Og nødvendigt udstyr

Foreninger eller aftenskoler må ikke udleje eller videreformidle faciliteterne til 3. part.  

Hvilke faciliteter er omfattet

Følgende lokaler er omfattet af reglerne for lån af offentlige faciliteter.  

• Idrætsfaciliteter (inden- og udendørs)
• Svømmehaller
• Skolegymnastiksale
• Mødefaciliteter

På Herlev.dk under foreningssiden findes en Facilitetsoversigt.

Ansøgningsprocedure

Alle ansøgninger om faciliteter skal ske online igennem Herlev Kommunes bookingsystem og inden for de fastsatte deadlines. Foreninger og aftenskoler der sender facilitetsønsker efter deadline, indgår ikke i sæsonfordelingen, men kan tildeles ledige resttider.

Fordelingsperioder

I skemaet nedenfor fremgår rammen for sæsonfordeling samt, hvornår der er deadlines for at ansøge om ønskede tider på de enkelte faciliteter.

Facilitet	Sæsonfordeling	Ansøgningsperiode	Særlige bemærkninger	Opmærksomhedspunkter
Skolegymnastiksale	2-årig fordeling fra medio august - medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Lukket for aktivitet i ferier inkl. fredage og weekenden op til ferier
Idrætsfaciliteter	2-årig fordeling fra medio august- medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Lukket for aktivitet i ferier inkl. fredage og weekenden op til ferier	Der kan laves særskilt fordeling af aktiviteter i ferier.   Der tages højde for vedligehold.
Hjortespring Foreningshus	2- årig fordeling fra medio august - medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Åben for aktivitet i ferier	Fordelingen foretages i overensstemmelse med forretningsordenen for Foreningshuset.  2/3 af sæsonen fordeles til sæsonbetonet aktiviteter. 1/3 bookes ad hoc ved henvendelse til den pågældende facilitet for at sikre understøttelse af spontane aktiviteter.
Mødesalen Herlev Gl. Skole	2-årig fordeling fra medio august-medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Åben for aktivitet i ferier	2/3 af sæsonen fordeles til sæsonbetonet aktiviteter. 1/3 bookes ad hoc ved henvendelse til den pågældende facilitet for at sikre understøttelse af spontane aktiviteter.

Ansøgninger udenfor sæsonfordeling er Ad-hoc bookinger. Disse bookes ved kontakt til den enkelte facilitet og kan kun bookes i overskudskapacitet.

Ferier og weekender

Sæsonfordelingen følger Herlev Kommunes folkeskolers ferieplan. I udgangspunktet starter ferien fredag i ugen før og slutter søndag i selve ugen. Eksempelvis er efterårsferien fra fredag i uge 41 og til og med søndag i uge 42. Det kan variere fra facilitet til facilitet. Mødesalen og Foreningshuset har dog åbent i ferier og weekender op til ferier.  

Weekender er i udgangspunktet en del af sæsonfordelingen. Koordinering af stævner, kampe og andre arrangementer, der er forskellig fra den fordelte weekendtid, koordineres mellem involverede foreninger i dialog med facilitetens tekniske serviceleder og/eller administrativt personale.

Lån af faciliteter uden for normal åbningstid

Ved ønske om benyttelse af faciliteter uden for deres normale åbningstid, skal dette aftales med den pågældende facilitet. Herlev Kommune forbeholder sig retten til at tage betaling for ekstra rengøring og evt. personale ved lån af faciliteten uden for deres normale åbningstid.

Rammer for fordelingen      

De overordnede rammer for fordelingen er fastsat i administrationsgrundlaget, som kan tilgås via. herlev.dk/foreningssiden.

Brugerens ansvar ved lån af faciliteter

Brugerne har ansvaret for lån af faciliteten. Faciliteterne benyttes på eget ansvar og kommunen tager ikke ansvar for tyveri og glemte sager.

Det er foreningens bestyrelse, der er ansvarlig overfor Herlev Kommune for brugen af faciliteterne. Overholder foreningen ikke de fastsatte ordensregler, kan foreningen pådrage sig erstatningsansvar.

Bassinprøve

Herlev Kommune stiller krav om uddannelse i svømmeopsyn hos folkeoplysende foreninger, der låner svømmehaller. Der skal være mindst én holdleder med bestået opsynsprøve, hver gang foreningen bruger den lånte svømmehal.

Aktiviteter i svømmehallerne sker på foreningens eget ansvar og skal ske under ledelse af en person med en gyldig bassinprøve. Det vil sige, at der skal være mindst et livredderkvalificeret opsyn på bassinkanten med kendskab til lokale forhold.  Hvis dette ikke er tilfældet, kan svømmehallen ikke benyttes, og personalet har ret til at afvise foreningen. 

Overnatning

Ønske om overnatning sker ved at kontakte den pågældende facilitet, hvor der ønskes overnatning. Læs mere på Herlev.dk under foreningssiden om Pladsfordelings- og belægningsplaner.

Fester og kommercielle aktiviteter

Der udlånes ikke offentlige faciliteter jf. Folkeoplysningsloven til at afholde fester. Ved ønske om lokaler til fester/kommercielle arrangementer, skal der indgås separat aftale med Herlev Kommune herom. Der må forventes betaling ved lån af kommunale faciliteter til fester og kommercielle aktiviteter.

Foreninger kan dog låne faciliteter til kulturelle arrangementer. Kulturelle arrangementer defineres som særarrangementer, hvor aktiviteterne har relation til foreningens formål.

Mislighold af facilitetstid

Herlev Kommune fastsætter sanktioner for misligholdelse af tider og overtrædelse af ordensregler. Herlev Kommune kan efter skriftlig advarsel inddrage foreningens tilladelse til alle eller delvis af foreningens facilitetstider.

En facilitetstid kan inddrages når:

• En facilitetstid misligholdes mere end 8 gange på en sæson

En facilitetstid opfattes som misligholdt, når

• Holdets deltagerantal er under minimum. Tæller som én misligholdelse
• Udeblivelse fra facilitetstiden uden afbud. Tæller som to misligholdelser
• En time, der er registreret til brug af børn-/unge, benyttes af voksne. Tæller som én misligholdelse

Faciliteter prioriteres til bestemte aktiviteter 

Ved mere end én ansøgning til samme facilitet med forskellige aktiviteter, vurderer Herlev Kommune, hvilken aktivitet der er mest egnet til faciliteten.

Eksempelvis er håndbold en mere egnet aktivitet i en idrætshal, hvor det er tilladt at bruge harpiks, end andre indendørs aktiviteter. Omvendt prioriteres floorball højere end håndbold i haller, hvor der kan sættes bander på og hvor der ikke må spilles med harpiks.

Fodbold er i udgangspunktet en udendørsaktivitet, hvorfor fodboldaktiviteter prioriteres lavere end almindelige indendørsaktiviteter.

Derudover tages der også hensyn til optegning og andre vilkår, der har betydning for afvikling af forskellige aktiviteter.

Optimal udnyttelse af faciliteten 

Herlev Kommune fastsætter en minimumsgrænse for antal deltagere pr. aktivitet. Når en facilitets minimumskrav er opfyldt, betragtes ansøgere som ligestillede i forhold til deltagerantal.

Ved flere ansøgere til samme facilitet vurderer Herlev Kommune, om den ansøgte facilitet er særlig egnet til den pågældende aktivitet. Brugergrupper med aktiviteter hele året prioriteres højere end brugere med sæsonbetonede aktiviteter.

Minimumsdeltagerantal

Antallet af deltagere, der minimum skal være til stede pr. træningspas, afhænger af facilitetstypen og idrætsgrenen. For at en facilitetstid ikke registreres som mislighold, skal følgende minimumsdeltagerantal opfyldes.

Facilitet	Minimumsdeltagerantal
Idrætshal	10. Undtagelse Badminton og Tennis 2 pr. bane
Skøjtehal	Ikke specificeret
Svømmehal	4 pr. 25 m. bane 7. pr. 50 m. bane Livredning: 4 i halvdelen af svømmehallen
Terapibassin	6
Fodboldbane 11 mand	15
Fodboldbane 8 mand	12
Træningssale og mødelokaler	Ikke specificeret
Løbebane	12

Særlige idrætsspecifikke behov der gør, at foreningen ikke kan overholde ovenstående krav om minimumsdeltagerantal, skal gøre opmærksom på dette ved ansøgningen.

To foreninger/hold der indgår aftale om at dele en facilitet skal blot tilsammen opfylde reglerne om minimumsdeltagerantal.

Der tages hensyn til små hold i forbindelse med aktiviteter for personer med handicap.

Offentlige institutioner

Offentlige institutioner har i udgangspunktet fortrinsret til egne faciliteter i dagtimerne frem til kl. 16 samt til afvikling af deres kerneaktiviteter. Kerneaktiviteter defineres som aktiviteter, der er i sammenhæng med institutionernes kerneopgaver, fx afvikling af forældremøder og klassefester på folkeskoler eller lignende.

Offentlige institutioner kan ansøge om eventuelle ledige tider efter den ordinære fordeling i skolegymnastiksale.

Prioriteret tidsrum (primetime)

Foreninger med aktiviteter for børn og unge til og med 18 år har fortrinsret til faciliteter i tidsrummet kl. 16 – 20 på hverdage. Uden for tidsrummet kl. 16-20 på hverdage, betragtes børn og unge til og med 18 år som ligestillede med andre målgrupper.

Prioritering efter målgruppe

Ved anvisning af faciliteter prioriteres følgende grupper:

1. Aktiviteter/undervisning af deltagere med handicap, hvor aktiviteten stiller særlige krav til faciliteten.
2. Aktiviteter for børn og unge til og med 18 år.
3. Folkeoplysende voksenundervisning m.v. (aftenskoler).
4. Foreningsaktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge til og med 18 år.
5. Aktiviteter for voksne.
6. Foreninger og projekter der er støttet af Herlev Kommune, men ikke godkendt som en folkeoplysende forening.
7. Aktiviteter af ikke folkeoplysende foreninger, som er i overensstemmelse med den kommunale kerneopgave.

Kriterier ved ligestillede ansøgere

Følgende kriterier træder i kraft, når der er ligestillede ansøgninger.  

1. Nærhedsprincippet. Herlev Kommune tager hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet.
2. Den hele forening. Herlev Kommune tager hensyn til helheden i foreninger ved at samle foreningens aktiviteter for både børn og voksne i samme facilitet eller i faciliteter nær hinanden.
3. Tidligere brugere. Hvis alt andet er lige mellem to ansøgere i forhold til prioritering og kriterier, prioriterer Herlev Kommune brugere med samme tid i sidste sæson først.