Lån af kommunale faciliteter

Herlev Kommune stiller kommunale faciliteter på skoler, idrætsfaciliteter og andre offentlige faciliteter til rådighed. Faciliteterne stilles til rådighed for godkendte folkeoplysende foreninger og aftenskoler til afvikling af foreningens eller aftenskolens folkeoplysende aktiviteter. Faciliteterne omfatter bl.a. undervisningslokaler, inden-og udendørs idrætsfaciliteter og svømmehaller. 

Faciliteterne stilles vederlagsfrit til rådighed med den indretning og det udstyr, der findes i dem til dagligt. Derudover stilles faciliteterne til rådighed med følgende.

1. El og varme
2. Rengøring
3. Og nødvendigt udstyr

Foreninger eller aftenskoler må ikke udleje eller videreformidle faciliteterne til 3. part.

Ansøgningsprocedure

Alle ansøgninger om faciliteter skal ske igennem Herlev Kommunes bookingsystem og inden for de fastsatte deadlines. Foreninger og aftenskoler, der sender facilitetsønsker efter deadline, indgår ikke i sæsonfordelingen, men kan tildeles ledige resttider. I skemaet nedenfor fremgår rammen for sæsonfordeling samt, hvornår der er deadlines for at ansøge om ønskede tider på de enkelte faciliteter.

Facilitet	Sæsonfordeling	Ansøgningsperiode	Særlige bemærkninger	Opmærksomhedspunkter
Skolegymnastiksale	2-årig fordeling fra medio august – medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Lukket for aktivitet i ferier inkl. fredage og weekenden op til og i ferier
Idrætsfaciliteter f.eks. Hjortespringbadet og Skinderskovhallen	2-årig fordeling fra medio august – medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Der kan laves særskilt fordeling af aktiviteter i ferier. Der tages højde for vedligehold.
Hjortespring Foreningshus	2-årig fordeling fra medio august – medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Åbent for aktivitet i ferier.	Fordelingen foretages i overensstemmelse med forretningsordenen for Foreningshuset. 2/3 af sæsonen fordeles til sæsonbetonede aktiviteter. 1/3 bookes ad hoc ved henvendelse til den pågældende facilitet for at sikre understøttelse af spontane aktiviteter.
Mødesalen, Herlev Gl. Skole	2-årig fordeling fra medio august – medio juni i lige år	Januar til marts i lige år	Åbent for aktivitet i ferier.	2/3 af sæsonen fordeles til sæsonbetonede aktiviteter.  1/3 bookes ad hoc ved henvendelse til den pågældende facilitet for at sikre understøttelse af spontane aktiviteter.

  

Behandling af ansøgninger

Efter ansøgningsfristen udarbejder forvaltningen på baggrund af retningslinjer for fordeling af faciliteter et udkast til fordeling. Herefter indkaldes foreningerne på de forskellige faciliteter til et fordelingsmøde, hvor forvaltningen fremlægger et forslag til fordeling og foreningerne kan komme med ændringsforslag samt indgå i dialog med forvaltningen om fordelingen.

Kan der på fordelingsmøderne ikke opnås enighed eller er fordelingen i strid med retningslinjerne, er det forvaltningen der i sidst ende har beslutningskompetencen. 

Efter endt fordeling, orienteres Kultur- og fritidsudvalget om fordelingen, hvor eventuelle udfordringer bliver præsenteret for udvalget.

Tider til fordeling

Forvaltningen fastsætter forud for hver sæsonfordeling, hvilke tider der kan ansøges om. Antallet af facilitetstimer til folkeoplysende foreninger og aftenskoler ligger fast, dog kan timernes placering på dagen variere fra den ene fordeling til den anden, da forvaltningen på den måde bedst kan understøtte foreningslivets ønsker og tage lokale hensyn til blandt andet skoler og andre offentlige institutioner.

I bilag 1 ”Overblik over facilitetstimer pr. idrætsfacilitet” fremgår hver enkel idrætsfacilitet facilitetstimer f.eks. i Skinderskovhallen og Hjortespringbadet.

Herunder er et eksempel på et skema fra bilag 1.

Skinderskovhallen - Badminton

Overblik	Antal timer om ugen
Antal banetimer	869
Offentlig tid	268,50
Tider til øvrige aktiviteter	80
Foreningstimer til fordeling	520,50
Antal timer i weekender	181
Antal timer i hverdage	339,50
Antal timer i primetime	155

 

Læsevejledning til ovenstående skema:

Antal banetimer (869) er det samlede antal banetimer, som den pågældende facilitet er åben og indbefatter tid til blandt andet skoler, selvorganiserede, private og foreninger. Offentlig tid (268,5) er det antal banetimer, som kan leje af blandt andet private herlevborgere. Tider til øvrige aktiviteter (80) er banetimer, som stilles til rådighed for skoler, offentlige institutioner og lignende. 

Foreningstider til fordeling (520,5) er banetimer, som kan blive fordelt til folkeoplysende foreninger og aftenskoler. Antal timer i hverdage (339,5) og antal timer i weekender (181) viser, hvor mange af foreningstimerne, som er fordelt på hhv. hverdage og i weekender. Antal timer i prime time (155) viser, hvor mange af banetimerne der er til fordeling på hverdage i tidsrummet kl. 16.00-20.00 

Ferier og helligdage

Foreninger kan ikke ansøge om tider, der ligger i skolernes ferier og helligdage som en del af sæsonfordelinger. Årsagen til at foreningerne ikke kan søge disse tider, er at tiderne holdes åbent til diverse arrangement såsom, ferie-camps, udvidet offentligt åbentider, muligheden for at afholde konkurrencer og eventuel planlagt vedligehold. På faciliter der hører under Herlev Idrætscenter, kan foreningerne ansøge om tider i ferier 8 uger forud for den givne ferie. Dette er en praksis som foreningerne kender og er vant til.

Principper for offentlig tid

For at sikre at Herlevs borgere har mulighed for idræt og bevægelse, er det nødvendigt, at der fastsættes nogle overordnede principper for offentlig tid på udvalgte faciliteter i Herlev Kommune. Forvaltning vil på baggrund af nedenstående principper for offentlig tid udarbejde et udkast til offentlig til forud sæsonfordelingen, som vil indgå i fordelingsdialogen med foreningerne.

Anlæg	Facilitet	Hverdage	Weekender
Hjortespringbadet	50 m. bassin og aktivitetsbassin	Der er offentlig tid i hele den bemandede åbningstid
Hjortespringbadet	Terapibassin	Der skal være offentlig tid i morgentimerne og at der tilstræbes at der findes sammenhængende timer alle ugens dage i den bemandede åbningstid.
Skøjtehallen	Skøjtehallen
Skinderskovhallen	Badmintonhallen	der skal være offentlig tid i morgentimerne i alle hverdage samt midt på dagen. derudover skal der være offentlig tid i aftentimerne fra kl. 18-22.	Der skal være offentlig tid i hallens ydertider.
Skinderskovhallen	Tennishallen	Der fastlægges offentlig tid i samarbejde med Herlev Tennis, jf. nedenstående samarbejdsaftale.

  

Gensidig aftale mellem Herlev Tennis og Herlev Kommune om hal 1 og hal 2

I Skinderskovhallen findes to tennishaller, hal 1 og hal 2. Herlev Kommune ejer hal 1 og Herlev Tennis ejer hal 2. I henhold til fordelingen af folkeoplysende, offentlig og øvrig tid, kan Herlev kommune kun fordele tider i hal 1. Der er en gensidig aftale mellem forvaltningen og tennisklubben om, at tider i hal 1 og 2 fordeles i samarbejde, for at sikre den bedst mulige fordeling.